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利用VBA实现油脂仓储管理与分析

信息来源: 发布时间:2021-09-16 点击数:

本文以某油脂仓储加工企业为案例,其主营业务包括精炼加工、中转仓储等;涉及油类品种包括大豆原油、一级豆油、棕榈油等;仓储载体为储油罐。日常油脂出入库采用汽车地磅出入、管线直接传输两种模式。企业内部物流通常以管线传输、打尺计量为主,企业外部物流则以地磅计量为主。

在企业未上线ERP,或者企业自身ERP不能完全满足需求的情况下,仓储管理人员还是会用Excel表格进行日常仓储管理,而Excel VBA作为VBA程序语言对Excel的扩展,它可以解决使用Excel内置函数比较麻烦甚至无法实现的数据计算问题,可以穿梭于不同Sheets、不同的工作簿,甚至非Excel格式文件进行数据读写与计算,代替人们那些日常机械化的反复动作,帮助人们从反复琐碎工作中解脱出来[1,2]

1 油脂仓储管理需求分析

(1)仓储记账。根据企业仓储管理要求,每日需要进行保管总账、保管分罐账的记账,中转业务要依据中转合同单独设置总账和分罐账,实现日清日结。

(2)数据分析。每日就汽车出入库数量与同期打尺计量数据进行对比,发现异常及时汇报处理。

(3)生产报表。每日出入库情况以固定格式的报表形式提报公司领导审阅。

(4)库存查询。快速、准确地查阅即时库存,包括按品种、按性质、按储罐不同角度的库存查询。

(5)指标统计。通过数据计算,能够快速得出指定仓储指标,如中转效率、空罐率等等,以便进一步进行仓储管理分析。

(6)罐容推演。能够结合某一时间的罐容情况进行计划推演,为企业运营安排提供决策支持。

为满足以上需求,手工操作工作量较大,往往涉及大量的数据统计、录入、计算、格式调整等工作,比较繁琐,占用大量工作时间,且出错率较高[3]

2 基于Excel VBA的油脂仓储管理的设计思路

2.1 总体设计框架

根据需求分析,仓储管理系统包括出入库模块、账册报表生成与校对、库存查询模块、罐容动态排演模块、仓储指标的统计与计算五大模块,见图1。

图1 油脂仓储管理系统总体设计框架

图1 油脂仓储管理系统总体设计框架   下载原图


2.2 出入库模块设计

结合日常管理实际,设定出入库最小时间单元为每日,最小仓储货位为每罐。地磅出入库方式的,通过过磅系统直接取得当日各油罐出入库汇总数据;管线出入库方式的,通过计量报表直接取数;两方面数据一并在当日出入库模块中进行登记操作。出入库模块下,所涉及数据项目包括日期、罐号、性质、品种、任务编号、摘要、数量、备注。其中日期:实际出入库日期,往往是在记账日的前一工作日;性质:自有部分或中转部分;任务编号:原料油入库业务为采购合同、销售出库业务为销售合同、中转业务出入库为中转协议编号,后期可根据该编号来进行逐项合同执行情况的自动统计;摘要:简明确切地说明业务内容,如原料油入库、销售出库、中转卸船入库、中转出库等;备注:该业务的其他需要说明的事项[4]

为增加数据输入的便捷性,设计出入库模块的窗体,所记录数据会保存在出入库数据中表格,方便其他功能调用。

2.3 账册、报表生成与校对

(1)账册的自动更新:首先按照油脂货权划分自有部分和中转部分总账,之后按照不同品类设置某油脂分账,最后按照仓储实际油罐设分罐账。各项账目自下而上,数据逐级汇总,见图2。

在当日出入库模块的窗体上,设置点击记账按钮,点击按钮后,当日数据自动更新至最下面层级的分罐账账目中,并自动逐级汇总到分罐账以上各层级账目中,实现数据的自动更新,解决人工操作带来效率低、出错率高的问题,大大提升了工作效率[5]

图2 油脂仓储管理各项账册类目

图2 油脂仓储管理各项账册类目   下载原图


(2)报表的自动生成:根据要求,提前设计指定的报表样式,利用VBA设置各数据取数位置,及各项报表中各项数据之间的勾稽关系。以《仓储日报表》为例,期初账目库存:在库存账册中读取对应性质对应品类对应罐号前一日结算库存;期初打尺数在《计量报表》中读取对应罐号打尺数据并填充于对应行;期间出入库数据:读取当日出入库数据表并填充至对应罐号指定行;之后,按照报表各数据勾稽关系设置公式,实现自动计算,期末账面库存同账册中同时点分罐库存进行校对复核。在出入库窗体上,可以直接设置“自动生成报表”的按钮,点击可实现报表的自动生成,打印或者另存为新Excel文件,准确、方便、快捷[6]。报表示例见图3。

图3 报表示例

图3 报表示例   下载原图


(3)在出入库管理过程中,可通过计量数据同地磅数据的比对,观测地磅运行情况和仓储管理情况,比对周期可以为每日、每周或月度,当差异率发现异常时,弹出“差异率异常”的对话框,以作警示。

2.4 库存查询模块设计

(1)即时库存查询:利用VBA复合框工具,设置按品种查、按性质查、按油罐查3种方式进行即时库存查询,基本可以满足日常使用需求。

(2)账册查询:一是可以制作查询目录,设置链接,直接跳转所需账册;二是设置按钮,以VBA编程,实现点击按钮,自动在指定路径另存为独立Excel文件[7]

2.5 罐容动态排演模块设计

油罐使用要考虑油罐安全罐容,不同油类不能混存、内部对接生产车间供接油计划、对接外部物流作业计划、管线工艺约束条件等因素,各因素的优先级视具体情况而定,是一个比较复杂的、全局性作业安排。排演,即预演,对计划开展的各项作业进程直接在Excel表格中进行预演,观测各油罐库存变动情况,验证方案的可行性。

在模块设计中,根据指定日期,利用VBA在库存数据中取数作为初始状态,先安排优先级最高的和已经确定已知的作业进程,之后按照业务计划对其他作业进程进行安排,利用单元格不同填充色对数据进行分类统计,自动计算未来每日节点库存,找到一种可靠性较高的作业方案。对于超过存储上下限或其他约束条件时,提前预警,提前进行调整处理[8,9]

2.6 仓储指标的统计与计算

基于出入库及库存数据,可以根据指定时间区间得出一些仓储指标数据,比如:空罐率、年均库存水平、中转周期等。以“中转周期”这一指标为例:中转周期=中转发运结束时间-开始卸船时间+1,根据该中转业务中转协议编号,在中转业务总账中找到对应业务总账,在摘要列自上而下找到首次出现“卸船入库”单元格所对应日期列的时间信息,找到最后一次出现“中转发运”单元格对应的日期列的时间信息,并按照公式自动计算出中转周期这个指标。利用VBA可以根据需求设计出更为复杂的计算公式,取数范围可以跨sheet、跨工作簿等[10]

3 结论

针对一些没有上线ERP系统的小微型企业,利用Excel VBA这一工具进行油脂仓储管理无疑是一种简单、可行、高效的方式。

现今各大型集团公司纷纷上线了ERP系统,进行整体集团系统化的企业管理。出入库管理和库存管理模块是ERP的最基础模块,可以方便快捷实现出入库和库存查询功能。在这种情况下,可以灵活利用ERP的数据导出功能,在既得数据的基础上,利用Excel VBA工具进行数据处理,实现ERP系统暂时未开发的更多的个性化的需求,如生成报表、数据分析和动态规划等。Excel VBA就如随身携带的工具包,简单、快捷、高效地帮助人们从一些重复、繁琐的工作中解脱出来,大大提高工作效率。


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